Document beheer.

Ik ben op zoek naar een stukje software. Ik zal proberen uit te leggen wat ik zoek.
Ik werk vrij regelmatig in projecten met wisselende groepen.
Daarbij word tamelijk veel documentatie gegenereert. Hoofdzakelijk bestaat dit uit
MS Word documenten, maar ook presentaties, afbeeldingen, diagrammen etc in
andere bestandsformaten.

Nu is het vaak na enige tijd lastig te bepalen wat de laatste versies zijn van documenten,
wat er aangepast is, door wie er aangepast is…

Voor softwareontwikkelaars zijn er redelijk goede oplossingen zoals Subversion en CVS die
het mogelijkmaken op slimme manieren om te gaan met samenwerken aan source code.
Bv. een diff functie die verschillen tussen versies van documenten laat zien, patches ed.

Mac gebruikers onderling kunnen wanneer het om tekstbestanden gaat gebruik maken
van het uitstekende SubEthaEdit om samen te werken, maar dat werkt alleen wanneer
er twee mensen echt tegelijkertijd werken.

Online heb je tegenwoordig honderden verschillende CMS en Document management
systemen, maar deze ondersteunen meestal alleen HTML documenten, en zijn erg gericht
op website ontwikkeling.

In Word zelf heb je de track changes functie, maar deze beperkt je proces omdat er maar
een iemand tegelijk aan een document kan werken en brengt erg veel extra werk met zich
mee.

Nu zoek ik een programma dat het mogelijk maakt om makkelijk als groep centraal
documenten te beheren. Met versie gegevens, meta data zoals categorien, auteur,
doorzoekbaar, wijzigingen, mogelijkheden om eerdere versies te bekijken etc. Het moet
daarbij ook mogelijk zijn om de toegang te regelen, zoals wie waar lees/schrijfrechten
heeft etc.

Het mooist zou het zijn  als het zou kunnen integreren met bestaande infrastructuur zoals Open Directory voor authenticatie.

Er zijn nog veel meer slimme dingen te bedenken die het samenwerken soepeler maken.
Zoiets bestaat vast al, en er zijn vast mensen die hier ervaringen mee hebben… ik ben benieuwd
of iemand suggesties heeft.

Thomas